La mission d'accueil de l'office de tourisme

J'ai besoin de valoriser la mission d'accueil de l'office de tourisme

Le métier de l'accueil a évolué principalement de deux façons :

• Préparation des vacances par Internet en constante évolution et augmentation
• Mise à disposition de documentation par les prestataires touristiques dans leurs établissements

L'accueil physique à l'office de tourisme n'est plus le seul moyen d'information. Nous pouvons constater une baisse en nombre de visiteurs, largement compensé par l'accueil numérique (sur Internet) et par les relais d'information que sont les prestataires sur le territoire. Le rôle de l'office de tourisme est de plus en plus celui de conseiller en séjour.

Outils

Présenter un tableau présentant le nombres de visiteurs à l'office et le nombre d'actes de renseignements. 

Deux définitions précises "nombre de visiteurs" et "actes de renseignements" :

• Visiteurs :  personne qui rentre dans le local de l'office de tourisme
• Actes de renseignement : intervention d'un conseiller en séjour de l'office de tourisme auprès d'un groupe de visiteurs (groupe s'entend à partir de 1). 

L'acte de renseignement est également à comptabiliser par téléphone et le nombre de visiteurs sur le site web, les applis et autres sites mobiles.

Le cas échéant on pourra rajouter l'accueil réalisé chez les prestataires : nombre d'heures d'accueil chez les prestataires, nombre de points relais (ou ambassadeurs), nombre de liens présents sur les sites des prestataires touristiques.

En Limousin, le LEI a été développé pour la partie gestion de l’offre touristique mais aussi pour le back office. L’Office de Tourisme peut donc utiliser le LEIdemdoc, il suffit d’aller sur la plateforme dédiée http://www.tourisme-limousin.net, entrer les codes de sa structure et ensuite dans l’onglet LEIdemdoc.

Cet outil permet de suivre l’ensemble des données de gestion de l’accueil (physique, téléphonique, mail – des améliorations sont en cours)

Aujourd’hui, quelques Offices de Tourisme utilisent le LEIdemdoc tactile permettant de saisir directement avec une tablette tactile les données de fréquentation à l’accueil. (ex : Office de Tourisme de Aubusson)

Didacticiel disponible sur http://pro.tourismelimousin.com/fr/espace-pro/systeme-information/lei-mode-emploi.php

Avec Internet, vous avez également la possibilité de mettre en valeur auprès de vos élus les actions numériques de l'Office de Tourisme : 

• nombre de réponses de mails et quand
• nombre d'interventions de gestion du SIT et du site web
• type d'interventions
• temps passé en modérations diverses sur les réseaux sociaux et idem pour les sites d'avis...
• Temps de travail pour l'appli ou le site web mobile...

Objectif : montrer aux élus que le web ce n'est pas que le site, c'est un univers complet et prenant toute l'année.

L'office de tourisme « développeur » : surtout en milieu rural, il assure la mission de service public en maintenant à l'ouverture X jours par an un lieu d'accueil malgré la faible fréquentation touristique

• Indicateur : Mettre en avant le nombre d'heures d'ouverture au public sur l'année

L'office de tourisme gestionnaire du flux touristique : dans les lieux à forte touristicité, il régule les flux, organise la présence touristique sur le territoire grâce à son lieu d'accueil.

• Indicateur : Nombre d'heures d'ouverture et nombre de personnes accueillies par jour en période de pointe

L'office de tourisme assure un certain nombre de services pour la population locale : billetterie, service aux associations, renseignements sur les destinations extérieures, billets SNCF, photocopies, fax, relais de la poste, accueil des nouveaux arrivants (l'office de tourisme parle étranger), point d'accès Internet, etc. Ces services publics à destination de la population sont à valoriser

• Indicateurs  :
  • Nature des services à la population
    
  • Pourcentage de la population locale à l'accueil physique,
  • Rubriques du site Internet utiles aux locaux.